T.C. TUZLA BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ YÖNETMELİĞİ

T.C.

TUZLA BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, Temel İlkeler.

 

Amaç

MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı Tuzla Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, Müdürlüğün görev, yetki ve sorumluluklarını, çalışma usul ve esaslarını, işbirliği ve diğer birimlerle olan koordinasyonu kapsar.

 

Dayanak

MADDE 3- (1) 5393 sayılı Kanunun 49. maddesi ve 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik Hakkında Bakanlar Kurulu Kararı gereğince Yazı İşleri Müdürlüğü olarak aşağıdaki mevzuat çerçevesinde faaliyetini sürdürmektedir.

 

a)     5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,

b)    5393 sayılı Kanun,

c)     5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,

d)    7201 sayılı Tebligat Kanunu

e)     25 Ağustos 2011 Resmi gazetede yayınlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

f)     2 Şubat 2015 Resmi gazetede yayınlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik.         

g)     6 Aralık 2018 Resmi Gazetede yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği.

h)    2886 sayılı Kanun,

i)      1608 sayılı Kanun,

j)      3194 sayılı Kanun,

k)    4077 sayılı Kanun,

l)      4207, (Değişik 5727) Sayılı Kanun,

m)   5326 sayılı Kanun,

n)    3071 sayılı Kanun,

  • o)    5957 sayılı Kanun,

p)    Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

r)     Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği,

s)     Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına ilişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,

t)     İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ve ilgili diğer mevzuat,

 

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Belediye                  : Tuzla Belediye Başkanlığını

b) Başkanlık Makamı  : Tuzla Belediye Başkanını

c) Büyükşehir             : İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanını

d) Encümen                 : Tuzla Belediye Encümenini

e) Meclis                     : Tuzla Belediye Meclisini

f) Müdürlük                : Yazı İşleri Müdürlüğünü

g) Vilayet                    : İstanbul Valiliğini ifade eder.

 

Temel İlkeler

MADDE 5- (1) Temel İlkeler;

a) Başkanlık makamına karşı sorumluluk bilincinde olmak,

b) Hizmet kalitesini iyileştirmek,

c) Bir işi ilk defasında doğru yapma şuurunu yerleştirmek,

d) Hizmet maliyetlerini düşürmek ve zamandan tasarruf etmek,

e) Vatandaş şikâyetlerini azaltmak, hizmet verilen kesimin memnuniyetini sağlamak,

f) Belediye imajının yükseltilerek kamuoyunda Kurumumuza olan güven duygusunu geliştirmek,

g) Etkin bir evrak sistemi oluşturmak,

h) Çalışanların Kuruma bağlılığını artırmak,

ı) Yönetimi daha iyi bilgilendirmek,

i) Vatandaş ihtiyaçlarını sürekli gözden geçirmek,

k) Etkin bir haberleşme ağını kurmak, Müdürlük hizmetlerini yürütürken kurum içi ve kurum dışı birimlerle gereken irtibatı ve koordinasyonu kurmak,

l) Görev alanına giren işlerin yıllık plan ve programlarını yapmak,

m) Sürekli değişim veya değişime açık olmak,

n) Takım ruhuyla çalışmaya önem vermek.

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Personel, Bağlılık ve Vekâlet.

 

Kuruluş

MADDE 6- Tuzla Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü, 22.02.2007 tarihli 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” gereğince, Tuzla Belediye Meclisi’nin 07.05.2007 tarih ve 2007/41 sayılı kararıyla kurulmuştur.

 

Personel

MADDE 7 – (1) Tuzla Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü’nde bir Müdür ile Mer’i norm kadro standartlarına uygun nitelik ve sayıda memur, kadrolu işçi ve 5393 sayılı Belediye Kanunun 70. maddesine göre kurulan Belediye İktisadi Teşekkülleri bünyesinde işçi olarak çalıştırılan personel görev yapar.

 

Bağlılık

MADDE 8 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

 

Vekâlet

MADDE 9- (1) Müdür izinli veya raporlu olduğu durumlarda Müdürlük görevlerinin devamı için önerisi ve başkanlığın onayı ile yerine bir vekil bırakır. Vekil; Müdürlük bünyesinde Müdürde aranılan atanma şartlarını taşıyan bir Memur veya şartlara uygun bir Müdür de olabilir.

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

 

Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Yönetim Şeması, Görev Yetki, Sorumluluklar

 

Müdürlüğün Görev Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 10- a) Belediye Meclisi, Encümen ve Belediye Meclisi İhtisas Komisyonları Toplantı işlerinin yürütülmesini sağlamak.

b) Belediyemize posta yoluyla, elektronik ortamda ya da elden gelen dilekçe ve evrakların kayıtlarını yaparak, dilekçe ve evrakın içeriğine göre Belediyemizin ilgili birimlerine süresi içerisinde ulaştırılmasını sağlamak. Belediyemize iade edilen iadeli taahhütlü zarfların ilgili makam ve Müdürlüklere ulaştırılmasını sağlamak.

c) Gelen-giden evrak ve posta yoluyla gelen dilekçelerin kayıt hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak.

d) Gelen-giden posta ve evrak dağıtım hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak.

e) Elektronik Belge Yönetim Sistemi kapsamında, elektronik imza ile imzalanarak kurum dışına gönderilen tüm evrakların çıkış işlemlerini yapmak.

f) Müdürlükçe yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulmasını sağlamak. Bunların arşivlenmesini, korunmasını ve muhafazasını sağlamak.

g)  Müdürlüğün faaliyet konularına ilişkin mevzuatı takip etmek ve mevzuatın gereklerini süresi içerisinde yerine getirmek.

h) Müdürlüğün diğer idareler nezdinde takibi gereken iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.

ı)   Stratejik plana, yıllık performans programına, yatırım programına ve Müdürlük bütçesine uygun olarak çalışmalarını yürütmek.

i)   Tuzla Belediyesi İç Kontrol Eylem Planındaki görev ve sorumlulukların yerine getirilmesi için gerekli çalışmaları yapmak.

j)  Müdürlüğe gelen yazı ve dilekçeleri süresi içerisinde cevaplamak. 3071 sayılı kanun gereği; dilekçe yoluyla yapılan başvurulara 30 gün içinde yazılı bilgi vermek, işlem safahatının duyurulması halinde alınan sonucu ayrıca bildirmek.

k)  4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında; Müdürlüğün ihtiyacı olan her türlü mal alımı, hizmet alımı ile yapım işlerini ihale yolu ile gerçekleştirmek.

l)  Kurum arşiv hizmetlerini 3056 Sayılı Başkanlık Teşkilatı Hakkında Kanun, 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve yürüklükteki diğer mevzuat hükümlerine göre yürütür.

 

Yönetim Şeması:

Madde 11-  Yazı İşleri Müdürlüğü, Üst yönetici olarak Belediye Başkanına ve Belediye

Başkanının görevlendirdiği ve yetki verdiği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışır.

Yazı İşleri Müdürlüğünün yönetim-organizasyon şeması aşağıdaki gibidir.

 

 

 


                                                           

 

       
       
 

 

 


           

 

 

MECLİS                                                                         SORGULAMA

      ENCÜMEN                                                                    İLK FİZİKSEL   

      EVRAK KAYIT                                                             İYİLEŞTİRME            

      POSTA İŞLEMLERİ                                                     İNDEKSLEME  

                                                                                        ETİKETLEME

                                                                                        KAYIT TARAMA

          ADLANDIRMA                                          

                       

Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları:

MADDE 12– (1) Bu yönetmeliğin 10. maddesinde belirtilen temel görev, yetki ve sorumlulukları, Mer’i mevzuat ve Belediye Başkanı’nın veya görevlendirdiği Başkan Yardımcısının onayıyla görev pozisyonları belirlenir. Bu bağlamda istihdam edilenler belirtilen görevleri ifa ederler.

 

 

(2) Yazı İşleri Müdürü:

a) Müdürlük çalışmalarını yasal mevzuata uygun olarak yürütmek, her türlü yasal mevzuat değişikliklerinde Müdürlük çalışmalarını yeniden düzenlemek ve çalışanların yasal mevzuata ve değişikliklere uyum sağlamasını temin etmek.

b) Müdürlük adına yapılacak harcamalarda harcama yetkilisi ve ihalelerde ihale yetkilisi sıfatıyla gerekli işlemleri yapmak.

c) Müdürlüğün Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin hazırlık çalışmalarını yürütmek.

ç) Müdürlük çalışmalarıyla ilgili gerek duyulduğu takdirde; yönetmelikler ve yönergeler hazırlayarak uygulamaya koymak.

d) Müdürlüğün çalışma programlarını (günlük, haftalık, aylık ve yıllık) hazırlamak ve sürekli güncel halde bulundurmak.

e) Müdürlük arşivinin oluşturulması ve muhafazasını temin etmek.

f) Müdürlüğüne ait taşınırlarla ilgili olarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin görevlendirilmesi ve taşınır kayıt işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.

g) Müdürlüğe kayıtlı her türlü taşınır ve taşınmaz malların iyi kullanılmasını ve korunmasını sağlamak.

ğ) İş güvenliğinin ilgili yönetmelik ve prosedürlere uygun olarak sağlanması için her türlü önlemi almak, faaliyetlerin denetlenmesini sağlamak.

h) Belediyenin stratejik planının ve stratejik planda yer alan performans hedef ve göstergelerinin hazırlanmasına katkıda bulunmak.

ı) Müdürlüğün çalışmalarının stratejik plan ve performans programındaki hedeflerine uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamak.

i) Müdürlüğün yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını sağlamak.

j) Müdürlüğün yıllık bütçe tekliflerini ve varsa yıllık ücret tarifelerini hazırlamak.

k) Müdürlüğün varsa yıllık yatırım programını hazırlamak.

l) Müdürlüğün yazışmalarının yazışma kurallarına uygun, süresi içinde ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlamak ile birinci derece imza yetkilisi sıfatıyla paraflamak veya imzalamak.

m) Müdürlüğün iş ve işlemleri ile ilgili araştırma, soruşturma, denetim ve teftişlerde Müdürlüğün çalışmaları hakkında bilgi ve belge vermek ile teftiş ve denetim raporlarının gereğinin yapılmasını sağlayarak cevaplandırmak.

n) Müdürlüğe gelen evrakı incelemek, ilgilisine havale etmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak.

o) Yapılan çalışmalar hakkında Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısına rapor vermek.

ö) Başkanlık Makamından gelen görev ve talimatların yaptırılmasını sağlamak.

p) Diğer kamu kurum ve kuruluşları ile vatandaşlardan gelen müdürlüğün çalışma alanıyla ilgili talepleri ve şikâyetleri değerlendirmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak.

r) Müdürlük çalışanlarının eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve ilgili yerlere bildirmek.

s) Müdürlüğe yeni gelen veya görev yeri değişen personelin oryantasyon eğitimini sağlamak.

ş) Disiplin Amiri sıfatıyla müdürlük personelinin disiplinle ilgili işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

t) Müdürlük personelinin çalışma performanslarını değerlendirmek.

u) Müdürlükteki personelin izin işlemlerinde imza yetkisine sahip olmak.

ü)Yönetimindeki personele görev vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak, bilgi ve rapor istemek.

v) Çalışanların iş koordinasyonunu ve motivasyonunu sağlamak, gizli işsizliği önlemek ve birim içi çalışma akışını kontrol etmek.

y) Astlarından gelen teklif, talep ve şikâyetleri değerlendirerek gerekli gördüğü hususlarda düzenlemeler ve işlemler yapmak.

 

3) Yazı İşleri Şefi:

a) Belediye Meclisine, Encümenine, diğer üst makamlara yazılan yazılarla,  günlük işlerin seyrini takip eder, yapılan tüm yazışmalarda Müdürün onayını veya parafını alır.

b) Yasal mevzuat, sistem ve prosedürlere hakim olmak, ilgili değişiklikleri takip etmek,

c) Müdürlükle ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmaları hazırlanmasını sağlamak,

ç) Gelen evrakı incelemek ve ilgili personele sevk etmek,

d) Üstlerinin verdiği talimatları ve görevleri yerine getirmek, yapılan çalışmalar hakkında bilgi vermek,

e) Üstlerinden aldığı görevleri personele dağıtarak işlemlerin yapılmasını sağlamak,

f)  Personelin koordinasyonunu sağlamak, çalışmalarını kontrol etmek ve yönlendirmek,

g) Problemli konularda müdürlüklerden ve ilgili kurumlardan bilgi alıp, üstleriyle irtibat kurarak çözüme kavuşturmak,

h) Görevlendirildiği takdirde Müdürün yerine vekalet etmek,

ı) Personelin daha verimli çalışması için eğitim almalarını sağlamak, motive etmek, çalışmalarına yön vermek,

i) İş ve hizmetlerin; etkin, verimli, ekonomik, en az emek ve malzeme kullanılarak temin edilmesi ve yapılmasını sağlayacak tedbirleri uygulamak ve üst yönetime tekliflerde bulunmak,

j) Kanun, tüzük, yönetmelik ve yetkili organlarca belirlenen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapmak ve yaptırmak,

k) Görevli personelin etkin ve verimli bir şekilde çalışmalarını sağlayacak planlamayı yapmak ve işlerin düzenli olarak yürütülmesi için gerekli tedbirleri almak ile görevlidir.

 

4) Meclis; Belediye Meclisi 5393 sayılı Kanunun 20. Maddesine istinaden görev yapmaktadır. Belediye Meclisi, her ayın ilk haftası önceden kararlaştırdığı günde toplanır. Meclis resmi tatile rastlayan günlerde çalışmasına ara verir. Belediye Meclisi her yıl bir ay tatil kararı alır. Bütçe görüşmesine rastlayan toplantı süresi en çok yirmi gün, diğer toplantıların süresi en çok beş gündür. Müdürlüklerce hazırlanan teklif yazıları Başkanlık Makamı tarafından Meclise havale edilir. Bu kapsamda;

a) Meclisin işleyişinin, görüşmelerinin, karar alma şekil ve yöntemlerinin; kanun ve yönetmelik hükümleri dâhilinde yapılmasını sağlamak.

b) Meclis toplantılarının yapılabilmesi için, toplantı sırasında ihtiyaç duyulabilecek her türlü malzemeyi toplantı salonunda hazır bulundurmak, Meclis salonu ve görevlilerinin organizesini yapmak ve toplantıların sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak.

c) Belediye Başkanı tarafından belirlenen Meclis gündemini ilgili mevzuat hükümlerine göre Meclis Üyelerine ve halka duyurmak.

d) Müdürlüklerin, Meclis Gündemine alınması için gönderdikleri önerileri Başkanlık Makamına sunmak, eksik olan evrakları ilgili Müdürlüğe iade etmek.

e) Meclisin devamının sağlanması ve Meclis Üyelerinin toplantılara gelip gelmediklerinin Meclis Başkanlığınca kontrolünü sağlamak amacıyla Hazirun Cetvelini hazırlamak ve toplantı girişinde meclis üyelerine imzalatmak.

f) Meclisten İhtisas Komisyonlarına havale edilen evraklar hakkında ilgili birimi bilgilendirmek, Komisyon toplantısında görüşülmek üzere İlgili dosya veya evrakı ilgilisine teslim etmek.

g) Meclis Üyelerinin huzur haklarına yönelik olarak; her ay katıldıkları meclis ve komisyon toplantılarının tespitini yapmak.

h) Meclis toplantılarının görsel ve işitsel kayıtlarını ve bu kayıtların çözümünü yaptırmak, toplantı tutanaklarını tutmak ve redakte etmek, meclis kararlarını ve komisyon raporlarını yazmak, Meclis Başkanı ve Katipler ile Komisyon Üyelerinin imza işlemlerini tamamlatmak, alınan tüm kararlar için mevzuatta öngörülen süreler içinde gerekli diğer işlemlerin yapılmasını sağlamak.

i) Büyükşehir Belediye Başkanlığına ve Kaymakamlığa gönderilmesi gereken Meclis kararları ve evraklarını hazırlamak, mevzuatın belirlediği zaman içerisinde göndermek ve sonucu hakkında ilgili birim müdürlüğüne ve Belediye Başkanına bilgi vermek.

j) Kesinleşen kararları bekletmeksizin ilgili birimlere bildirmek.

k) Bir önceki meclis toplantısında alınan Meclis kararlarını, sonraki ilk gelen Meclis toplantısında Meclis üyelerine dağıtmak.

l) Meclis kararları kesinleştikten sonra, karar özetlerini hazırlamak, halkın bilgilendirilmesi

amacı ile Belediyenin internet sitesinde yayınlanmasını ve İlçenin muhtelif yerlerinde bulunan ilân tahtalarına asılmak sureti ile duyurulmasını sağlamak.

m) Meclis üyelerince verilen önerge suretlerini ilgili müdürlüğe göndermek ve gelen cevapları başkana sunduktan sonra önerge sahibine iletilmesini sağlamak.

n) Meclis çalışmaları ve müzekkerelerini dosyalar halinde ve sayısal ortamda arşivlemek.

o) Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğindeki hükümler saklı kalmak ve Başkanlık Makamına bilgi vermek kaydıyla; ilgililerin talebi halinde, Meclis kararlarının aslı gibidir onayı yapılmış nüshalarını ilgili kişi ve kurumlara vermek.

 

5) Encümen; Belediye Encümeni 5393 sayılı Yasanın 35. maddesine göre görev yapar. Belediye Encümeni haftada bir gün, önemli ve acil bir iş çıkarsa olağanüstü olarak iki gün toplanır. Bu kapsamda;

a) Belediye Başkanı ya da yetki verdiği Başkan Yardımcıları tarafından Encümene havale edilen evrakları teslim almak.

b) Encümene havale edilen evrakların mevzuatta belirlenen süre içerisinde görüşülmesini sağlamak için Encümen Gündemini hazırlamak ve Başkanın onayına sunmak. Onaylanan gündemi çoğaltarak Encümen Üyelerine dağıtmak.

c) Gündeme alınan konuları gündemdeki sırasına göre Encümen Karar defterine kayıt etmek.

d) Encümence, usul ve esas yönünden uygun görülmeyen evrakları müdürlüğüne iade etmek.

e) Encümence verilen kararların anında encümen karar defterine yazılmasını ve toplantı sonunda encümen başkanı, üyeler tarafından imzalanmasını sağlamak.

f) Varsa encümen kararına katılmayan üyelerin gerekçelerini karar metnine ve karar defterine aynen yazılmasını sağlamak.

g) Onaylanması gereken Encümen Kararlarını Belediye Başkanının onayına sunmak.

h) Encümeninin salt çoğunluk olmaması nedeniyle toplanamaması halinde, durumun karar defterine yazılmasını sağlamak.

i) Seçilmiş üyelerden toplantıya katılmayanların mazeret gerekçelerinin yazılmasını sağlamak.

j) İmza işlemleri tamamlanan kararları gecikmeden ilgili birimlere göndermek.

k) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre yapılacak ihalelerin hazırlıklarının takibini yapmak ve ihalenin yapılmasında Encümen üyelerine yardımcı olmak.

l) Encümen Üyelerinin toplantılara katılıp katılmadıklarının tespitini yapmak.

m) Encümen kararlarını dosyalar halinde ve sayısal ortamda arşivlemek.

n) Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğindeki hükümler saklı kalmak ve Başkanlık Makamına bilgi vermek kaydıyla; ilgililerin talebi halinde, Encümen kararlarının aslı gibidir onayı yapılmış nüshalarını ilgili kişi ve kurumlara vermek.

o) 3194 – 1608 – 5326 – 4077 sayılı kanunlar gereği Belediye Encümenince verilen cezalara ait evraklar kayıt edildikten sonra, zimmetle imza karşılığı ilgili birimlere teslim edilir.

  • 3194 – 1608 – 5326 – 4077 Sayılı Yasalar Gereği Ceza Evrakları;

a) Yapı Kontrol Müdürlüğünce tutulan ruhsatsız ve ruhsata aykırı inşaat zabıtları ve Fen İşleri Müdürlüğünce tutulan kaçak kazı zabıtları Encümen Kararı alındıktan sonra posta yoluyla ilgililerine tebliğ edilir. Ayrıca Encümen Kararının gereğinin yapılması için Yapı Kontrol Müdürlüğüne gönderilir. Posta yoluyla tebliğ edilemeyen encümen kararları Zabıta Müdürlüğüne gönderilerek Zabıta Müdürlüğünce tebliğ edilir. Tebligat işlemi tamamlanan encümen Kararlarındaki para cezalarının tahsilatının yapılması için Encümen Kararları tekâlif işlemi yapılarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilir.

b) Zabıta Müdürlüğünce tutulan ceza zabıtları Encümende karar alındıktan sonra posta yoluyla ilgililerine tebliğ edilir. Ayrıca Encümen Kararlarının gereğinin yapılması için Zabıta Müdürlüğüne gönderilerek Zabıta Müdürlüğünce tebliğ edilir. Tebligat işlemi tamamlanan Encümen kararlarındaki para cezalarının tahsilatının yapılması için Encümen Karlarının tekâlif işlemi yapılarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilir.

 

 

 

6) Genel Evrak;

a) Başkanlığımıza gelen bütün emir ve yazılar ile Başkanlığımızdan gönderilen emir ve yazılar genel evrak bölümünden geçer.

b) Genel evrak bölümüne gelen tüm evraklar bilgisayar kaydına alınarak dijital olarak ilgili Müdürlüğe gönderilir.

c) Evrakın asılları, saklanması için Kurum arşivine teslim edilir.

d) Belediyemize posta, kurye ve vatandaş kanalı ile gelen evrakları zimmetle teslim aldıktan sonra bilgisayar kaydına geçirilip Yazı İşleri Müdürü tarafından havale ettirildikten sonra ilgili birimlere dijital ortamda veya zimmetle teslim edilir.

e) Elektronik doküman yönetim sistemi kapsamında, elektronik imza ile imzalanarak kurum dışına gönderilen tüm evrakların elektronik imza ile imzalandığının onaylanması işlemlerinin yapılması sonrası Müdürlüğümüz kuryesi ile postaneye ve ilgili kurum ve yerlere zimmet ile teslim edilir.

 

7) Kurye:  Belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları teslim alır. Konularına göre evrak ve belgelerin ayırımını ve kaydını yaparak imza işlemlerini tamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılmasını, aynı şekilde tüm birimlerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını belirli bir düzen içerisinde sağlar.

 

8) Kurum Arşiv Hizmetleri Birimi: Kurum Arşiv Hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi için arşiv konusunda eğitim görmüş Yöneticiler, Arşiv Uzmanı Teknisyenler ve Büro Personeli görevlendirilir. Bu elemanların temin edilememesi halinde ve birim arşivlerinde, arşiv hizmetlerinin yürütülebilmesi için mevcut personel arasında yeterli bilgi ve tecrübeye sahip elemanlardan yararlanılır. Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metodla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları (dosya grupları), bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu Kurum, Müdürlük ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

Tasnif işlemleri şu sıraya göre yapılır:

a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayıklama işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

b) Kodlama işlemleri Kurumun teşkilat yapısı dikkate alınarak Standart Dosya Planına göre yapılır.

c) Ayırım yapılan evrak ve belgelerin konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir.

Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve belgelerden ayrılmaz, bu tür ekler, asıl evrak ve belge ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak. Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak ve belge, kendi içerisinde “gün, ay ve yıl” sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar gözönüne alınır:

d) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve belgenin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

e) Üzerinde yalnızca “ay” olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna toplu olarak konur.

f) Üzerinde gün ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur.

g) “Kutu ve Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri  kurşun kalemle doldurulur.

“Kutu Numarası” bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

“Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraka verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. Kodlamada, “Kutu Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

h) Her bir dosya gömleği içerisinde, o dosyadaki evrakın dökümünü verecek bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” konulacaktır.

I) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin) sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde “Dosya Numarası” hanesine bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile ayrıca “İşlem Yılı” yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra Numarası” dahil, “İşlem Yılı” kaydedilir.

Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve belge için kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde “İşlem Yılı” hanesinin altına dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve belgenin almış olduğu müteselsil numarasının başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı boş bir kısım bırakılır.

h) Kutulara verilecek sıra numaraları müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır.

I) Bu tasnif sisteminde ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın envanteri hazırlanır.

i) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.

j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleştirmede, raflarda, çift raflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin  uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi; yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı, manyetik teyp, ve bu gibi) tasnifi değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Evrakların Dijitalleştirilmesi: Arşive intikal eden evrak ya da evrak grubu genelde iki işleme tabi tutulur. Bunlar; fiziksel işlemler ve dijital işlemlerdir. Müdürlüklerden gelen evrakların öncelikle kendi içinde tasnifi yapılır ve müdürlüğüne göre ayrıma tabi tutulur.

Ayrımı yapılan evrakların mevcut kaydının olup olmadığını tespit etmek amacıyla sorgulama işlemi yapılır. Sorgulama neticesinde kaydı bulunan evrakların sağ üst köşesine kurşun kalem ile mevcut dosya numarası yazılır. Kaydı olmayan evraklar ise yeni kayıt yapılmak üzere ayrılır. Dosyası mevcut olan evrakların sonraki adımda ilk fiziksel işlemi yapılır. İlk fiziksel işleminde evrakların üzerinde bulunan ataş, zımba vb. malzemeler ayıklanır ve taramaya hazır hale getirilir. Fiziksel işlemi bitirilip taramaya hazır hale getirilen evraklar tarama cihazları ile mevcut dosyasının üzerine taranırlar. Tarama işleminden sonra evraklar son fiziksel işlemi yapılmak üzere ayrılır ve işlem dosyasına takıldıktan sonra rafına kaldırılır.

Evrakların müdürlük bazında ayrılması, sorgulama işlemi, ilk fiziksel işlemi, tarama ve sonrasında yapılan son fiziksel işlemleri, bu evrak ya da evrak grubuna ait fiziksel işlemlerdir.

Fiziksel işlem aşamasından sonra evraka ait dijital işlemler başlar. Dijital işlemlerin ilki görüntü iyileştirme işlemidir. Bu aşamada taranmış evrakın üzerinde evraka ait olmayan ne kadar iz ya da yazı varsa temizlenir.

Görüntü iyileştirmesi yapılan evraklar adlandırma işlemine tabi tutulurlar. Burada evrak, birimlerdeki personelin talepleri doğrultusunda adlandırılır. Evrakı kullanacak kişi, birimlerdeki personel olduğundan bu personelin talepleri dikkate alınır. Çok sayfalı evrak grupları ve ekleri olan evraklar da pdf yapıldıktan sonra adlandırmaya tabi tutulurlar. Adlandırma işleminden sonra son aşama olan indeksleme işlemi gelir. Bu işlemde evrak üzerindeki tarih, sayı bilgileri başta olmak üzere teknik bazı evrakların üzerindeki değerlerin kaydı yapılır. Bu işlem ile evraka ait dijital işlemler de tamamlanmış olur.

Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi: Kurumun elinde bulunan arşiv malzemesinin, Kurum arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 10-14 yıl arasındadır.

Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Katalogların Hazırlanması: Kurum Arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır.

Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi: Kurum Arşivinde saklanma süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi vasfını kazanan arşivlik malzeme Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce devredilecek olanlar şeklinde ayrılır ve hazırlanacak devir listeleri (veya “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu” varsa kayıt defterleri) ile devredilir.

Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Kurum elinde kalacağı, Kurumunun görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce kararlaştırılır. Bu yükümlülüklerin yerine getirilip getirilmediğini Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce denetlenir.

Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi: Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form’a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı bir form düzenlenir.

Kurum Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve İmha: Kurumun elinde bulunan kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, Kurum Arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklamasına öncelik verilir. Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonları, çeşitli sebeplerle zamanında Kurum Arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi Kurum Arşivine intikal ettirilirler.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

Kurum Arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya Kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, Kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Kurum bünyesinde kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu Komisyona tabii üye olarak katılırlar.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları: Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası Ayıklama ve İmha Komisyonlarının nihai kararı ile yapılır.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları: Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar. Komisyon kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit olması halinde başkanın bulunduğu taraf çoğunlukta kabul edilir.

İmha İşlemleri: Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas alınmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

Başkanlığımız arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünden uygun yerlerde higrometre bulundurulmak suretiyle, rutubetin % 50–60 arasında tutulmasından,

d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

a)   Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının arınık edilmesinden,

f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g.) Isının mümkün olduğu kadar sabit( kağıt malzeme için 12–15 derece arasında) tutulmasından sorumludur.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

 

                                                               Ortak Hükümler

Genel Sorumluluklar

MADDE 13 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personel;

a) Tüm faaliyetlere ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili yürürlükteki mevzuata riayet eder,

b) Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve tam olarak yerine getirir,

c) Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit davranır,

d) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,

e) Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,

f) İşbölümü esasları dahilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,

g) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir,

h) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır,

ı) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar,

i) Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir,

j) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder,

k) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir, yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar, bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamalarda bulunmaz,

l) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel, korumak ve saklamakla yükümlü olduğu evrak, malzeme ve demirbaşları sağlam ve eksiksiz teslim eder,

m) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenli yürütülmesi, personel arasındaki ahengin sağlanması için herkes gayret gösterir.

 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Çalışma Şekil, Esasları ve İşleyişi

 

Görevin planlanması

MADDE 14- (1) Müdürlük amaçlarının gerçekleştirilmesinde başarıyı arttırmak için çalışmalarını haftalık, aylık, yıllık olarak planlar, programlar, görevlendirme yapar. Müdür bu çalışma ve görevlendirme plan ve programını personele ilan ile görevi tevdi eder, takip eder. Çalışma programı ve görevlendirme yapılırken planlamanın; gerçekçi, uygulanabilir, ölçülebilir sonuçlar içermesi amaç edinilmeli, soyut plan ve programlardan kaçınılmalıdır.

 

Görevin yürütülmesi

MADDE 15- (1) Başkan ve Başkan Yardımcılarının talimatları Müdür tarafından işin niteliğine göre ilgili personele iletmesi ile alınır. Yazı İşleri Müdürlüğünün tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özenle ve süratle yapmak zorundadır.

 

Denetimin Yapılması ve Disiplin Hükümleri

MADDE 16- (1) Müdürlüğün her türlü iş ve işlemleri denetime açıktır. Müdürlük yöneticileri bu denetimi yapmak ve müdürlüğü her an denetime hazır bulundurmak zorundadır. Denetim sadece iş ve işlemler ile ilgili olmayıp aynı zamanda personel davranışlarını da içermektedir. Müdürlük personelinin birinci derecede amiri olan müdür müdürlüğü ile ilgili her hususta denetim yapmakla yetkilidir.

(2) Müdürlük personeline verilecek disiplin cezaları ile her disiplin cezasını gerektiren fiil ve haller 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile yürürlükteki Toplu İş Sözleşmesinin disiplin cezası ile ilgili hükümleri uygulanır.

 

Müdürlükte tutulması gereken defter ve klasörler

MADDE 17- (1) Defterler: Kayıt defterlerinin sayfa birleşim yerleri sayfa numarası verilip mühürlenir. Her takvim yılının ilk ve son iş günü defterinin gelinen sayfasına gerekli açıklama yazılır, mühürlenir ve imzalanır. En son sayfalarına kaç sayfadan ibaret olduğu yazılır; sonra bu sayfalar onay mahiyetinde mühürlenip imzalanır.

a) Bilgisayarla Gelen Evrak Kayıt İşlemi: Her yıl takvim yılı başında kullanılmaya başlanır, Yazı İşleri Müdürlüğüne hitaben yazılan veya havaleli gelen evraka sıra numarası verilir; nereden geldiği, numarası, tarihi, eki ve özü Bilgisayarın Gelen Evrak Kayıt Programına kayıt edilir.

b) Bilgisayarla Giden Evrak Kayıt İşlemi: Yazı İşleri Müdürlüğü iş ve işlemleri sonucu yazılan ve Müdürlük dışına gönderilen yazılar Bilgisayarın Giden Evrak Kayıt Programına kayıt edilir. Evraka sıra numarası verilir, nereye yazıldığı tarihi, eki ve özü bu deftere kayıt edilir.

c) Zimmet Defterleri: Gönderilen yazılar bu deftere kaydedilir. Kayıtta; evrakın sıra numarası, cinsi, eki, teslim edilen yer ve tarihi bulunur ve teslim alana imzalattırılır. Her evrak zimmetle teslim edilip, zimmetle teslim alınır.

d) Bilgisayarlı Gizli Evrak Kayıt Defteri: Gizli evrakın kayıtlarında kullanılır. Müdürün görevlendireceği bir personelin sorumluluğunda bulunur. Bu defter, gizlilik derecesi taşıyan evrak ve dökümanın usulüne uygun olarak alınmasını, gizlilik ihlaline meydan vermeden muhafazasını ve ilgili yerlere teslimini sağlamak amacıyla kaydedildiği defterdir.

e) Bilgisayarlı Demirbaş Kayıt ve Sayım Defterleri: Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi tarafından teslim alınan ve demirbaştan düşülen mal kayıt edilir ve usulüne uygun düşülür. Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi sorumluluğundadır.

f) Encümen Karar Defteri: Encümence alınan kararlar yazılır.

g) Encümen Giden Evrak ve Karar Zimmet Defteri: Encümence alınan kararlar bu defter ile Müdürlüklere ulaştırılır.

h) Meclis Giden Evrak ve Karar Zimmet Defteri: Belediye Meclisince alınan kararlar bu defter ile ilgili Müdürlüklere gönderilir.

i.) Dosyalar

1 -GENEL EVRAK İŞLERİ                

(İSTANBUL VALİLİĞİ)

2-GENEL EVRAK İŞLERİ                

(BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI)

3- GENEL EVRAK İŞLERİ                

(KAYMAKAMLIK MAKAMI)

4- GELEN EVRAK İŞLERİ                

(KURUMLARARASI YAZIŞMALAR)

5- DİĞER KURUMLAR

6- KANUNLAR

7-YÖNETMELİKLER

8- GENELGELER                                 

(İÇ-DIŞ GENELGELER)

9- TEBLİĞLER

10-SAYIŞTAY DAİRE KARARLARI VE SAYIŞTAY İLAMLARI

11-TEFTİŞ İŞLERİ

12- İZİN İŞLERİ                                    

(YILLIK İZİNLER,SIHHİ İZİNLER)

13- BÜTÇE İŞLERİ

14- GENEL EVRAK İŞLERİ               

( MÜDÜRLÜKLER ARASI YAZIŞMALAR)

15- AVANS,KREDİLER,MAHSUPLAR

16- FORMLAR

17- SARF MALZEME ALIMLARI     

(GAZETELER,DERGİ,KİTAP ALIMLARI)

18-MALZEME İSTEK FİŞLERİ

19-İÇ TETKİK RAPORLARI

20-İŞÇİ PUANTAJ CETVELİ

 

İşbirliği ve koordinasyon

MADDE 18- (1) İşbirliği ve koordinasyon;

a. Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği;

a.1- Müdürlük içi işbirliği Müdür tarafından sağlanır.

a.2- Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp, konularına göre dosyalanıp Müdüre iletilir. Müdür gerekli dağıtım yaptıktan sonra zimmet defterine işlenerek ilgililere iletilmesini sağlar.

b.Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon;

b.1- Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.

b.2- Müdürlüğün Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık, diğer kurum ve kuruluşlarla yapacağı yazışmalar, Müdürün parafı, Belediye Başkanı veya görevlendireceği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 

 

ALTINCI BÖLÜM

Son Hükümler

 

Yürürlük

MADDE 19- (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisinin Kabulünden sonra yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 20- (1) Bu yönetmelik hükümleri Belediye Başkanı, Başkan Yardımcıları ve Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yürütülür.

T.C. TUZLA BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ YÖNETMELİĞİ

HABERE BENZER DİĞER İÇERİKLER HABERE BENZER DİĞER İÇERİKLER